Cost per Hire: So berechnest du die Kosten einer Einstellung

Du fragst dich, wie hoch die tatsächlichen Kosten für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters in deinem Unternehmen sind? Das Verständnis des Cost per Hire (CPH) ist essenziell, um deine Rekrutierungsbudgets effektiv zu steuern und den Erfolg deiner Talentakquise zu messen.

Was ist Cost per Hire?

Cost per Hire, oft auch als Einstellungskosten oder Rekrutierungskosten bezeichnet, ist eine Kennzahl, die die Gesamtkosten eines Einstellungsprozesses durch die Anzahl der getätigten Einstellungen teilt. Diese Kennzahl liefert dir einen klaren Überblick darüber, wie viel es dein Unternehmen durchschnittlich kostet, eine offene Stelle mit einem qualifizierten Kandidaten zu besetzen. Ein tiefgehendes Verständnis des CPH ermöglicht dir, deine Rekrutierungsstrategien zu optimieren, unnötige Ausgaben zu identifizieren und die Effizienz deiner Personalbeschaffung zu steigern.

Warum ist die Berechnung des Cost per Hire wichtig?

Die genaue Ermittlung deiner Einstellungskosten ist aus mehreren Gründen von fundamentaler Bedeutung für dein Unternehmen:

• Budgetplanung und -kontrolle: Ein klares Bild der Rekrutierungskosten hilft dir, realistische Budgets für die Personalbeschaffung zu erstellen und sicherzustellen, dass du deine finanziellen Mittel dort einsetzt, wo sie den größten Einfluss haben.
• Effizienzsteigerung: Indem du die einzelnen Kostenstellen analysierst, kannst du Engpässe oder ineffiziente Prozesse in deinem Rekrutierungsworkflow identifizieren und beheben. Dies kann zu schnelleren Einstellungszeiten und geringeren Kosten führen.
• ROI-Messung von Rekrutierungskanälen: Du kannst bewerten, welche Rekrutierungskanäle (z.B. Jobbörsen, soziale Medien, Personalvermittler) die kosteneffizientesten sind und welche die höchste Qualität an Bewerbern liefern.
• Benchmarking: Der CPH ermöglicht es dir, deine Leistung mit Branchenstandards oder mit früheren Perioden deines eigenen Unternehmens zu vergleichen. So erkennst du, ob du wettbewerbsfähig bist oder ob es Verbesserungspotenzial gibt.
• Strategische Entscheidungsfindung: Fundierte Daten über Einstellungskosten unterstützen strategische Entscheidungen, beispielsweise ob es sinnvoller ist, mehr interne Talente zu fördern oder externe Kandidaten einzustellen.

Wie berechnest du den Cost per Hire?

Die Formel zur Berechnung des Cost per Hire ist im Grunde einfach: Sie dividiert die gesamten Rekrutierungskosten durch die Gesamtzahl der neu eingestellten Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum.

Formel:

Cost per Hire = Gesamte Rekrutierungskosten / Anzahl der neu eingestellten Mitarbeiter

Der Schlüssel zur genauen Berechnung liegt darin, alle relevanten Kosten zu identifizieren und zu aggregieren. Diese Kosten lassen sich grob in interne und externe Ausgaben unterteilen.

Komponenten der Rekrutierungskosten

Um eine aussagekräftige Berechnung des Cost per Hire zu erhalten, ist es unerlässlich, alle Kostenpunkte zu berücksichtigen. Diese lassen sich in verschiedene Kategorien einteilen:

1. Interne Kosten

Diese Kosten entstehen durch den Einsatz deiner eigenen Ressourcen und Mitarbeiter im Rekrutierungsprozess:

• Gehälter von Personalverantwortlichen: Der auf die Rekrutierung entfallende Anteil des Gehalts von HR-Managern, Recruitern und anderen Mitarbeitern, die direkt am Einstellungsprozess beteiligt sind. Hierbei ist der prozentuale Zeitaufwand für Rekrutierungsaufgaben zu schätzen.
• Zeitaufwand von Führungskräften und Fachabteilungen: Die Zeit, die Manager und Teammitglieder mit der Überprüfung von Bewerbungen, der Durchführung von Vorstellungsgesprächen und der Einarbeitung verbringen. Dies kann durch die durchschnittlichen Stundensätze dieser Mitarbeiter berechnet werden.
• Interne Software und Tools: Kosten für Applicant Tracking Systeme (ATS), Datenbanken, HR-Management-Software, die für den Rekrutierungsprozess genutzt werden.
• Interne Schulungen für Recruiter: Kosten für Weiterbildungen und Schulungen, die dein internes HR-Team im Bereich Recruiting absolviert.
• Büromaterial und Infrastruktur: Ein Anteil der Kosten für Büroräume, IT-Infrastruktur und Verbrauchsmaterialien, der auf die Rekrutierungsaktivitäten entfällt.

2. Externe Kosten

Dies sind Ausgaben, die du an Drittanbieter leistest, um externe Dienstleistungen oder Ressourcen für die Rekrutierung zu nutzen:

• Anzeigenkosten: Ausgaben für die Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf Online-Jobbörsen, in Fachzeitschriften oder auf anderen Plattformen.
• Gebühren für Personalvermittler und Headhunter: Honorare, die du externen Agenturen für die Vermittlung von Kandidaten zahlst. Diese machen oft einen erheblichen Teil der externen Kosten aus, insbesondere bei der Besetzung von Führungspositionen.
• Kosten für Employer Branding: Ausgaben für Marketingkampagnen, Karriere-Websites, Messen und andere Aktivitäten, die darauf abzielen, dein Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber zu positionieren.
• Bewerbermanagement-Tools (SaaS): Kosten für externe Software-as-a-Service-Lösungen für das Bewerbermanagement, die über die interne Nutzung hinausgehen.
• Reisekosten von Bewerbern: Erstattung von Reisekosten, Unterkunft und Verpflegung für externe Kandidaten, die zu Vorstellungsgesprächen anreisen.
• Hintergrundüberprüfungen und Assessments: Kosten für externe Dienstleister, die Bonitätsprüfungen, Referenzchecks oder spezifische Fähigkeits- und Persönlichkeitstests durchführen.
• Onboarding-Materialien: Kosten für Willkommenspakete, Einführungsschulungen oder externe Schulungsanbieter für neue Mitarbeiter.
• Event-Kosten: Ausgaben für Karrieremessen, Recruiting-Events oder Workshops.

3. Prozessbezogene Kosten (oft versteckt)

Diese Kosten sind nicht immer sofort ersichtlich, beeinflussen aber maßgeblich die Gesamtkosten:

• Verzögerte Produktivität neuer Mitarbeiter: Neue Mitarbeiter benötigen Zeit, um die volle Produktivität zu erreichen. Die „verlorene“ Produktivität in dieser Anlernphase kann als Kostenfaktor betrachtet werden, auch wenn dies eine indirekte Messung ist.
• Kosten für Fehlbesetzungen: Wenn eine Einstellung sich als falsch herausstellt, entstehen erhebliche Kosten durch den erneuten Rekrutierungsprozess, die Einarbeitung und den Produktivitätsverlust.
• Opportunitätskosten: Die Zeit, die dein Team mit Rekrutierung verbringt, könnte für andere wertschöpfende Aufgaben genutzt werden.

Beispielrechnung für Cost per Hire

Stellen wir uns vor, ein Unternehmen möchte den Cost per Hire für das letzte Quartal berechnen. Dieses Unternehmen hat im vergangenen Quartal 10 neue Mitarbeiter eingestellt.

Kostenkategorie	Beschreibung	Betrag (in €)
Interne Kosten	Gehalt des Recruiting-Teams (geschätzt 50% der Zeit für Rekrutierung)	15.000
Interne Kosten	Zeitaufwand von Führungskräften für Interviews (geschätzt 20 Stunden pro Einstellung à 80€/Stunde)	16.000 (10 Einstellungen * 20 Stunden * 80€)
Interne Kosten	ATS-Lizenzkosten (Anteil für das Quartal)	1.000
Externe Kosten	Anzeigenkosten (diverse Jobbörsen)	5.000
Externe Kosten	Gebühren für externe Personalvermittler (1 Einstellung)	12.000
Externe Kosten	Kosten für Hintergrundüberprüfungen und Assessments	2.000
Externe Kosten	Kosten für Employer-Branding-Maßnahmen (Anteil für das Quartal)	3.000
Gesamte Rekrutierungskosten		54.000
Anzahl der neu eingestellten Mitarbeiter		10
Cost per Hire		5.400 € (54.000 € / 10)

In diesem Beispiel belaufen sich die Gesamtkosten für die Einstellung von 10 Mitarbeitern auf 54.000 €, was einen Cost per Hire von 5.400 € pro Mitarbeiter ergibt.

Wie du den Cost per Hire optimierst

Nachdem du deine CPH-Zahl ermittelt hast, liegt der nächste Schritt darin, Wege zu finden, diese Kosten zu senken, ohne die Qualität der Einstellungen zu beeinträchtigen. Hier sind bewährte Strategien zur Optimierung:

1. Prozessoptimierung

• Standardisierung des Prozesses: Definiere klare Schritte für deinen Rekrutierungsprozess und stelle sicher, dass diese von allen Beteiligten eingehalten werden.
• Effizientere Interviewführung: Trainiere deine Interviewer, stelle aussagekräftige Fragen und gestalte Interviews zielgerichtet, um die Dauer zu verkürzen.
• Automatisierung wiederkehrender Aufgaben: Nutze dein ATS, um Bewerbungen automatisch zu sortieren, Kandidaten zu kontaktieren und Termine zu koordinieren.
• Feedbackschleifen verbessern: Stelle sicher, dass Bewerber zeitnah Feedback erhalten. Verzögerungen können zu Frustration und zum Verlust von Top-Talenten führen.

2. Kanalmanagement

• Analyse der Kanalperformance: Verfolge, welche Kanäle die meisten qualifizierten Bewerber liefern und welche die geringsten Kosten verursachen.
• Fokussierung auf kosteneffiziente Kanäle: Investiere mehr in Kanäle, die bewiesenermaßen gute Ergebnisse liefern, und reduziere Ausgaben für weniger effektive Plattformen.
• Stärkung der internen Empfehlungsprogramme: Mitarbeiterempfehlungen sind oft eine kostengünstige Quelle für qualifizierte Kandidaten.

3. Employer Branding stärken

• Aufbau einer starken Arbeitgebermarke: Eine positive Reputation als Arbeitgeber zieht mehr Bewerber an und reduziert die Abhängigkeit von kostenintensiven externen Kanälen.
• Optimierung der Karriereseite: Stelle sicher, dass deine Karriereseite ansprechend, informativ und einfach zu navigieren ist.
• Content-Marketing: Erstelle Inhalte (Blogartikel, Videos), die die Kultur und Vorteile deines Unternehmens hervorheben.

4. Nutzung von Technologie

• Intelligente ATS-Nutzung: Stelle sicher, dass dein Applicant Tracking System optimal konfiguriert ist, um deinen Prozess zu unterstützen und Daten für Analysen zu liefern.
• KI-gestützte Tools: Prüfe den Einsatz von KI für die Vorauswahl von Bewerbern, die Erstellung von Stellenbeschreibungen oder die Analyse von Lebensläufen, um Effizienz zu steigern.

5. Fokus auf Mitarbeiterbindung und interne Mobilität

• Förderung der internen Weiterentwicklung: Die Besetzung von Stellen mit bestehenden Mitarbeitern ist oft günstiger und schneller als die externe Rekrutierung.
• Reduzierung von Fehlbesetzungen: Eine sorgfältige Vorauswahl und ein robuster Interviewprozess minimieren das Risiko von Fehlbesetzungen und damit verbundene Folgekosten.

Was sind typische Cost per Hire-Werte?

Der Cost per Hire kann stark variieren und hängt von vielen Faktoren ab, darunter die Branche, die Region, die Art der zu besetzenden Stelle (z.B. Fachkraft vs. Führungsposition) und die Größe des Unternehmens. Generell liegen die Werte in Deutschland oft zwischen 2.000 € und 10.000 €. Für hochspezialisierte oder Führungspositionen können die Kosten auch deutlich höher ausfallen. Es ist wichtig, deine eigenen Werte zu verfolgen und zu analysieren, anstatt sich blind an Durchschnittswerte zu halten.

Herausforderungen bei der Berechnung

Obwohl die Formel einfach ist, gibt es bei der praktischen Anwendung einige Herausforderungen:

• Genauigkeit der Datenerfassung: Es kann schwierig sein, alle relevanten Kosten genau zu erfassen, insbesondere die internen Zeitaufwände.
• Zurechnung von Kosten: Bei abteilungsübergreifenden Projekten oder geteilten Ressourcen ist die exakte Zurechnung von Kosten nicht immer eindeutig.
• Definition des Zeitraums: Die Wahl des Zeitraums (Monat, Quartal, Jahr) kann die CPH-Zahl beeinflussen, insbesondere bei saisonalen Schwankungen im Einstellungsprozess.
• Inklusion von indirekten Kosten: Kosten wie die verlorene Produktivität oder Opportunitätskosten sind oft schwer quantifizierbar, aber dennoch relevant.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zu Cost per Hire: So berechnest du die Kosten einer Einstellung

Was sind die Hauptbestandteile des Cost per Hire?

Die Hauptbestandteile umfassen interne Kosten wie Gehälter von HR-Mitarbeitern und Zeitaufwand von Führungskräften, sowie externe Kosten wie Anzeigen, Gebühren für Personalvermittler und Kosten für Employer Branding.

Muss ich die Gehälter von Führungskräften, die Vorstellungsgespräche führen, einrechnen?

Ja, der Zeitaufwand, den Führungskräfte und Teammitglieder für Vorstellungsgespräche und die Auswahl von Kandidaten aufwenden, stellt einen erheblichen internen Kostenfaktor dar und sollte entsprechend ihres durchschnittlichen Stundensatzes in die Berechnung einfließen.

Wie verhalte ich mich, wenn eine Stelle sehr lange unbesetzt bleibt?

Eine lange Vakanzzeit erhöht den Cost per Hire, da die Rekrutierungskosten über einen längeren Zeitraum anfallen, ohne dass eine Stelle besetzt ist. Dies kann auf ineffiziente Prozesse oder Probleme bei der Kandidatensuche hindeuten und sollte Anlass zur Überprüfung der Rekrutierungsstrategie geben.

Sind Kosten für die Einarbeitung (Onboarding) Teil des Cost per Hire?

Streng genommen werden die direkten Kosten der Einarbeitung (z.B. Schulungsmaterialien, Kurse) oft separat betrachtet oder als Teil der Mitarbeiterentwicklung. Allerdings können die indirekten Kosten durch die anfänglich geringere Produktivität des neuen Mitarbeiters durchaus als Teil der Gesamtkosten einer Einstellung gesehen werden.

Welche Rolle spielt die Anzahl der Einstellungen für die CPH-Berechnung?

Die Anzahl der Einstellungen im Nenner der Formel ist entscheidend. Bei vielen Einstellungen verteilt sich ein Teil der Fixkosten auf mehr Stellen, was den CPH senken kann. Umgekehrt kann eine geringe Anzahl von Einstellungen bei konstant hohen Fixkosten zu einem höheren CPH führen.

Wie kann ich den Cost per Hire senken, ohne die Qualität der Kandidaten zu beeinträchtigen?

Du kannst den CPH senken, indem du deinen Prozess optimierst, kosteneffiziente Rekrutierungskanäle identifizierst und nutzt, dein Employer Branding stärkst und proaktiv interne Talente entwickelst, um externe Anstellungen zu reduzieren.

Ist es sinnvoll, die Kosten für interne Weiterbildung von Recruitern in den CPH einzubeziehen?

Ja, Investitionen in die Weiterbildung deines eigenen HR-Teams zur Verbesserung ihrer Rekrutierungsfähigkeiten können als Teil der internen Kosten betrachtet werden, da sie langfristig die Effizienz und Qualität der Einstellungsbemühungen steigern.